7.5 Organisatorische Sicherheit: Schlüssel, Kontrollgänge und Wächterkontrollsysteme

Warum organisatorische Sicherheit?

Sicherungsmaßnahmen werden oft in drei Gruppen eingeteilt: mechanische (Türen, Schlösser, Gitter), elektronische (Melde-, Video- und Zutrittstechnik) und organisatorische Maßnahmen. Zu den organisatorischen Maßnahmen gehören Regeln, Abläufe und Kontrollen – zum Beispiel Dienstanweisungen, Schlüsselverwaltung und Kontrollgänge. Sie verbinden Technik und Personal zu einem wirksamen Gesamtkonzept.

Schlüsselverwaltung und Schlüsselbuch

Wer einen Schlüssel hat, hat Zutritt. Deshalb muss jederzeit klar sein, wo sich welcher Schlüssel befindet. Dazu dient das Schlüsselbuch (oder ein elektronisches Schlüsselverwaltungssystem). Darin wird festgehalten:

• Schlüsselnummer bzw. Code,
• Name der Person, die den Schlüssel erhält,
• Datum und Uhrzeit der Ausgabe und der Rückgabe,
• Unterschrift bei Ausgabe und Rückgabe.

Weitere Grundsätze: Schlüssel werden in einem verschlossenen Schlüsselschrank aufbewahrt und nicht mit der Objektadresse beschriftet, sondern codiert. Bei der Schichtübergabe wird der Bestand gemeinsam geprüft. Schlüssel werden nur an berechtigte Personen herausgegeben. Ein Verlust wird sofort gemeldet, denn unter Umständen müssen Schließzylinder getauscht oder elektronische Schlüssel gesperrt werden.

Schließplan und Schließanlage

In größeren Gebäuden gibt es eine Schließanlage. Welcher Schlüssel welche Tür öffnet, steht im Schließplan. Typisch ist eine Hierarchie:

• Einzelschlüssel: schließt nur eine Tür, z. B. ein bestimmtes Büro.
• Gruppenschlüssel: schließt mehrere Türen eines Bereichs, z. B. alle Büros einer Abteilung.
• Hauptschlüssel: schließt mehrere Gruppen, z. B. ein ganzes Gebäude.
• Generalhauptschlüssel: schließt alle Türen der Anlage.

Zusätzlich gibt es oft Zentralschlösser, etwa am Haupteingang, die von vielen verschiedenen Schlüsseln geschlossen werden. Je höher ein Schlüssel in der Hierarchie steht, desto größer ist der Schaden bei einem Verlust. Generalhauptschlüssel werden deshalb besonders streng verwaltet. Schlüssel moderner Anlagen sind meist durch eine Sicherungskarte gegen unbefugtes Nachmachen geschützt. Der Schließplan selbst ist vertraulich und darf nicht für Unbefugte zugänglich sein.

Kontrollgänge planen

Grundlage jedes Kontrollgangs ist die Dienstanweisung des Objekts. Sie legt fest, welche Bereiche und Kontrollpunkte zu prüfen sind und was dort zu beachten ist, zum Beispiel:

• Türen, Tore und Fenster verschlossen?
• Flucht- und Rettungswege frei, Brandschutztüren geschlossen?
• Licht, Wasser, Maschinen und Heizgeräte in Ordnung?
• Spuren von Einbruch, Brand oder Vandalismus?

Ganz wichtig ist die Unregelmäßigkeit: Wer jeden Abend um 22 Uhr dieselbe Runde in derselben Richtung dreht, kann von Tätern leicht beobachtet und ausgerechnet werden. Deshalb wechselst du im Rahmen der Vorgaben Uhrzeiten, Reihenfolge und Laufrichtung. Zur Eigensicherung gehören außerdem eine Handleuchte, eine funktionierende Kommunikationsverbindung und – bei gefährlicher Alleinarbeit – eine Überwachung, etwa durch ein Personen-Notsignal-Gerät oder vereinbarte Kontrollmeldungen.

Wächterkontrollsysteme

Ein Wächterkontrollsystem weist nach, dass Kontrollgänge wirklich stattgefunden haben. An den Kontrollpunkten sind Datenträger angebracht, meist RFID- oder NFC-Chips, seltener Barcodes. Die Wachperson liest sie mit einem Lesegerät oder einer App ein. Gespeichert werden Kontrollpunkt, Datum und Uhrzeit. Viele Systeme übertragen die Daten in Echtzeit an die Leitstelle. Dann kann diese reagieren, wenn ein Kontrollpunkt nicht rechtzeitig erreicht wird. Oft lassen sich auch Ereignisse wie „Tür offen“ oder „Wasserschaden“ direkt erfassen.

Das System ersetzt keine aufmerksame Kontrolle: Ein Chip ist schnell gescannt, auch wenn man nicht genau hinsieht. Manipulationen wie das Kopieren von Kontrollpunkten sind Pflichtverletzungen und können arbeitsrechtliche Folgen haben. Weil das System Verhaltensdaten von Beschäftigten erfasst, gilt der Datenschutz. Ein vorhandener Betriebsrat hat bei der Einführung solcher technischen Überwachungseinrichtungen ein Mitbestimmungsrecht.

Dokumentation

Was nicht dokumentiert ist, gilt im Zweifel als nicht passiert. Kontrollgänge, Mängel, Schlüsselbewegungen und besondere Vorkommnisse trägst du zeitnah in das Wachbuch bzw. den Wachbericht ein: Wer? Was? Wann? Wo? Welche Maßnahmen? Schreibe sachlich und ohne Wertungen. So können Kollegen, Auftraggeber und notfalls auch Gerichte die Abläufe nachvollziehen.

Typische Prüfungsfallen

• Unregelmäßig heißt nicht willkürlich: Alle vorgeschriebenen Kontrollpunkte werden geprüft, nur Zeit, Reihenfolge und Richtung wechseln.
• Generalhauptschlüssel schließt alle Türen einer Anlage, ein Hauptschlüssel nur mehrere Gruppen.
• Schlüssel codieren: Ein Anhänger mit Adresse ist ein Sicherheitsrisiko.
• Wächterkontrollsystem ist eine organisatorisch-technische Nachweismaßnahme, kein Einbruchmelder.
• Verlust sofort melden – nicht erst bei Schichtende.