6.5 Berichte, Meldungen und Funkverkehr

Warum Dokumentation so wichtig ist

Deine Aufzeichnungen sind oft die einzige verlässliche Quelle darüber, was in einer Schicht passiert ist. Auftraggeber, Polizei, Versicherungen und Gerichte stützen sich darauf. Ein guter Bericht schützt außerdem dich selbst: Er belegt, dass du rechtmäßig und verhältnismäßig gehandelt hast.

Meldung und Bericht

Eine Meldung ist eine kurze, sofortige Information – meist mündlich, telefonisch oder per Funk – an die Einsatzleitung oder Leitstelle, damit diese reagieren kann. Ein Bericht ist die ausführliche schriftliche Darstellung, die du nach dem Ereignis anfertigst. Schreibe ihn zeitnah, denn Erinnerungen verblassen schnell und werden durch Gespräche mit anderen verfälscht.

Die W-Fragen

• Wer war beteiligt? (Täter, Geschädigte, Zeugen, Kollegen)
• Was ist passiert?
• Wann und wo genau?
• Wie lief es ab, womit wurde gehandelt?
• Warum – nur, wenn der Grund bekannt ist; sonst als Vermutung kennzeichnen.
• Welche Folgen gab es, welche Maßnahmen hast du getroffen, wer wurde informiert?

Sachlich statt wertend

Beschreibe, was du gesehen, gehört und gerochen hast – nicht, was du davon hältst.

• Wertend: „Der Mann war total besoffen und aggressiv.“
• Sachlich: „Der Mann roch stark nach Alkohol, sprach lallend, schwankte und schlug mit der Faust gegen die Glastür.“

Äußerungen gibst du wörtlich in Anführungszeichen wieder, auch Beleidigungen. Vermutungen kennzeichnest du deutlich („vermutlich“, „nach Angabe von Frau K.“). Schreibe in der Ich-Form und in der Vergangenheit. Ein Ereignisbericht enthält einen Kopf mit Verfasser, Objekt, Datum und Uhrzeit, den chronologischen Sachverhalt, Beteiligte und Zeugen, getroffene Maßnahmen, informierte Stellen und deine Unterschrift.

Das Wachbuch

Im Wachbuch – auf Papier oder digital – hältst du Dienstbeginn und -ende, Kontrollgänge, Alarme, Schlüsselausgaben, Besucher, Mängel und besondere Vorkommnisse mit Uhrzeit fest. Es gilt:

• chronologisch und lückenlos, ohne leere Zeilen,
• dokumentenecht, also mit Kugelschreiber statt Bleistift,
• keine Seiten entfernen, kein Korrekturmittel; Fehler einmal durchstreichen, sodass sie lesbar bleiben, berichtigen und abzeichnen,
• nur die erforderlichen personenbezogenen Daten, vor Unbefugten geschützt.

Die Schichtübergabe

Bei der Übergabe informierst du die Ablösung über besondere Vorkommnisse, offene Aufträge, Störungen technischer Anlagen und Änderungen der Dienstanweisung. Schlüssel und Ausrüstung werden vollständig und funktionsfähig übergeben – das Funkgerät mit geladenem Akku. Die Übergabe wird dokumentiert. Du verlässt das Objekt erst, wenn die Ablösung da ist.

Funkdisziplin

Private Sicherheitsdienste nutzen eigene Funknetze, nicht den Funk der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS). Grundregeln:

• Erst überlegen, dann die Sprechtaste drücken, kurz warten, dann sprechen.
• Kurz, klar, deutlich, in normaler Lautstärke; Rufnamen verwenden.
• Nicht dazwischenfunken; dringende Meldungen haben Vorrang.
• Empfang bestätigen; schwierige Namen und Kennzeichen buchstabieren, z. B. mit der Buchstabiertafel nach DIN 5009.
• Funk ist nicht abhörsicher: keine Alarmcodes, keine unnötigen personenbezogenen Daten, keine Privatgespräche.

Der Notruf

Bei Lebensgefahr rufst du sofort 112 bzw. 110 – eine Rücksprache mit Vorgesetzten darf den Notruf nicht verzögern. Nenne zuerst den genauen Ort, dann was passiert ist, beantworte Rückfragen und lass die Leitstelle das Gespräch beenden. Sorge anschließend für die Einweisung der Einsatzkräfte. Wer Notrufe missbraucht, macht sich nach § 145 StGB strafbar.

Typische Prüfungsfallen

• Bewertungen wie „betrunken“ oder „aggressiv“ allein sind keine Beobachtungen.
• Korrekturen immer lesbar – nie radieren oder überkleben.
• Funk ist kein vertraulicher Kanal.
• Bericht zeitnah schreiben, nicht erst Tage später.